Un libro paga bisettimanale non ha la struttura rigida di un programma paga settimanale, bisettimanale o addirittura mensile. Questa flessibilità consente alle spese salariali di rientrare facilmente nel budget previsto per un monitoraggio molto più semplice. Significa anche che l’attività effettiva di elaborazione del libro paga non deve essere forzata in determinate finestre. In cambio, la quantità di denaro disponibile tende ad essere più accurata.
Cosa è a rischio? Se stai passando a un sistema di paga bisettimanale da uno che ha giorni di paga specifici, c’è la possibilità che alcuni dipendenti non ricevano la busta paga prevista. Ciò significa che potrebbero non essere in grado di pagare il mutuo in tempo, prendersi cura delle bollette e di altre responsabilità, o sentirsi come se gli venisse chiesto di lavorare senza paga. Ci sono anche altri punti chiave da considerare qui, quindi ecco uno sguardo ai pro e ai contro di un libro paga bisettimanale da tenere a mente.
I vantaggi di una busta paga bisettimanale
1. Rende il programma di pagamento molto più facile da capire per il dipendente medio.
Se paghi i dipendenti ogni due settimane o una volta alla settimana, la domanda più comune che potresti ricevere è questa: “Quando ci pagheranno la prossima volta?” Quando è stato adottato un sistema di retribuzione bisettimanale, queste domande scompaiono perché i dipendenti vengono pagati in modo abbastanza regolare. La maggior parte delle aziende paga il 15 del mese e poi di nuovo l’ultimo giorno lavorativo.
2. Si adatta ad altre forme di busta paga.
La busta paga bisettimanale può essere combinata con altri tipi di strutture retributive in modo che le esigenze dei dipendenti e dell’organizzazione possano essere soddisfatte in modo efficace. Spesso, scoprirai che le organizzazioni più grandi possono avere un programma bisettimanale per i dipendenti a tempo pieno, un programma settimanale per i dipendenti temporanei e/o part-time e un programma bisettimanale per i dipendenti stipendiati.
3. Aiuta il flusso di cassa delle aziende.
Ciò è particolarmente vero per i pagamenti delle indennità che si verificano in concomitanza con i salari concordati. Un sistema che paga le indennità il martedì successivo alle date di pagamento bisettimanali è solitamente la struttura migliore perché elimina quasi tutti i giorni festivi che esistono negli Stati Uniti. In cambio, ricevi coerenza nei pagamenti delle indennità, i dipendenti sanno quando aspettarseli e i tuoi obblighi nei confronti dell’IRS sono molto più facili da gestire.
4. Eliminare il problema dei giorni dispari e dei giorni bisestili che esistono.
Altri sistemi di pagamento sono costretti ad adattarsi ai giorni dispari di un anno e al giorno occasionale dell’anno bisestile che arriva. La busta paga bisettimanale può proseguire senza ingombri perché la struttura è configurata per adattarsi a quelle mutevoli circostanze. Entro la data di fine retribuzione di febbraio, sarà l’ultimo giorno lavorativo del mese, che sia il 26 o il 29. Non importa e i dipendenti ricevono comunque la retribuzione completa per le ore lavorate.
5. Gli stack sono molto più facili da calcolare.
Se paghi i sussidi due volte al mese, i benefici contrattati sono abbastanza facili da implementare. Basta dividere l’importo concordato per 24 e saprai quanto devi pagare per ogni periodo di paga. Ciò significa che anche i costi di elaborazione complessivi sono leggermente inferiori perché, sebbene i problemi di conformità a volte possano essere complicati, un insieme chiaro di politiche e procedure può rendere facile la gestione anche dei periodi di pagamento più difficili per tutti all’interno dell’organizzazione.
I contro di una busta paga bisettimanale
1. Può essere difficile da implementare nei momenti in cui i dipendenti non sono esenti.
Il libro paga bisettimanale tende a funzionare meglio quando viene pagata la maggior parte dei dipendenti di un’organizzazione. Questo perché non ci sono regole sugli straordinari o altri cambiamenti salariali orari che devono essere presi in considerazione. Il pagamento è lo stesso per ogni busta paga e il libro paga diventa molto più facile da elaborare perché non ci sono pagamenti parziali che devono essere emessi. Per i lavoratori orari, se il tempo non viene registrato correttamente, potrebbe influire sul budget e sulla liquidità disponibile.
2. Può essere fonte di confusione per il dipendente.
Ci saranno sempre orari di chiusura quando le ore non sono più pubblicate per la busta paga semestrale. Questo orario limite può essere fonte di confusione perché se qualcuno ha lavorato 50 ore quella settimana, ma lo straordinario è arrivato dopo l’orario limite, quel denaro extra non verrà emesso fino al prossimo libro paga. Questo può essere in qualche modo contrastato con l’inclusione di pagamenti trasparenti e orari di chiusura, ma non risolverà tutti i problemi. Aspettati che qualsiasi modifica implementata richieda almeno 6 mesi di supporto continuo dei dipendenti.
3. I nuovi assunti potrebbero dover attendere diverse settimane per ricevere il loro primo stipendio.
A seconda di quando vengono elaborate le ore registrate, possono essere necessarie 4-6 settimane prima che un nuovo assunto riceva il primo stipendio con un piano retributivo bisettimanale. Molte organizzazioni pagheranno il 15 per le ore lavorate nel periodo precedente [come il 16 alla fine del mese precedente]. Per un dipendente che inizia il primo del mese, non verrebbero pagati fino alla fine del mese.
4. I problemi di conformità dovrebbero essere sempre affrontati.
Quando la settimana lavorativa è divisa, i cicli retributivi e le settimane lavorative complete non sempre coincidono. Ciò rende difficile calcolare i diversi tipi di retribuzione che un dipendente potrebbe ricevere. A seconda del pacchetto di benefici, può richiedere molto tempo al punto che questa forma di libro paga è più costosa di qualsiasi altra. Gli uffici contabili tendono a preferirlo per la flessibilità nella struttura degli appuntamenti, poiché invece di 26 o 27 periodi di paga da elaborare, ne hai 24, ma il lavoro tende a stabilizzarsi alla fine dell’anno.
5. Potrebbe non essere consentito dalla giurisdizione locale.
Alcune leggi locali possono richiedere che i dipendenti vengano pagati in una data specifica. Sebbene sia la frequenza di busta paga più comune consentita negli Stati Uniti, il giorno di paga finale variabile di ogni mese potrebbe essere qualcosa che mette la tua organizzazione fuori dalla conformità. Prima di implementare o passare a questa struttura, assicurati che non ci siano potenziali restrizioni legali o barriere che potresti incontrare.
È importante considerare i pro ei contro di un libro paga bisettimanale, ma alla fine tutti si abitueranno alla struttura retributiva che viene messa in atto. Ci sarà sempre qualche ribellione se questo cambiamento accade ai dipendenti che sono abituati a una struttura retributiva diversa, quindi sii trasparente sulla necessità di cambiare e sui vantaggi che ne deriveranno. I dipendenti possono quindi scegliere di accettare la struttura bisettimanale o iniziare a cercare un nuovo lavoro.