Documenti e file sono una parte essenziale della tua attività.
Che tu stia gestendo una grande organizzazione, una piccola impresa o anche lavorando da casa, è probabile che tu stia creando molti documenti. Una volta creati questi documenti, devi tenerli al sicuro e organizzati per assicurarti che siano facilmente accessibili dal tuo team e dai clienti.
Per semplificare le cose, puoi utilizzare un software di gestione dei documenti.
La necessità di questi strumenti è in aumento e il mercato globale del software per la gestione dei documenti dovrebbe raggiungere gli 11,06 miliardi di dollari entro il 2028.
Questi strumenti stanno diventando sempre più popolari, e per una buona ragione.
Ti aiutano a mantenere i file organizzati e protetti per garantire una collaborazione senza interruzioni tra tutte le parti interessate. Inoltre, semplificano il caricamento, il download o l’accesso ai file da qualsiasi piattaforma, dispositivo o browser web.
Per aiutarti a prendere la decisione giusta, ho classificato e recensito il miglior software di gestione dei documenti. Queste recensioni si basano sulle sue caratteristiche chiave, facilità d’uso, integrazioni, ciclo di vita dei documenti, formati di file, automazione del flusso di lavoro, piani tariffari e altro ancora.
Cominciamo.
Qual è il miglior software di gestione dei documenti?
Ecco le mie scelte migliori per il miglior software di gestione dei documenti da utilizzare quest’anno.
1. Casella personale.
Dropbox è uno dei più popolari sistemi di gestione dei documenti all-in-one disponibili. Consente la gestione di asset digitali sia per documenti tradizionali che multimediali. Consente inoltre di modificare i documenti e le modifiche sono visibili in tempo reale agli altri utenti.
Con nuove funzionalità come il riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) per convertire le immagini in testo e tonnellate di integrazioni di app di terze parti, non puoi sbagliare con Dropbox.
Caratteristiche principali:
- Strumento di trasferimento dell’account: consente di trasferire file in modo sicuro tra più utenti in caso di riorganizzazione o cambio di responsabilità.
- Dropbox Showcase: mostra tutto il tuo lavoro su pagine gestite professionalmente e tieni traccia degli utenti che interagiscono con i tuoi file.
- Integrazione di app di terze parti: Dropbox offre una forte integrazione con oltre 3.000.000 di app connesse.
- Supporto dal vivo: il loro supporto dal vivo offre un servizio solido tramite e-mail, chat e telefonate.
Professionisti:
- Offre la funzione di “cancellazione remota” per cancellare istantaneamente i tuoi file da dispositivi rubati e account violati per mantenere i dati al sicuro
- Ti permette di monitorare l’attività della tua squadra attraverso il pannello di amministrazione
- Fornisce l’accesso temporaneo tramite collegamenti in scadenza e disabilita i download dei collegamenti.
- Ti aiuta a recuperare i file cancellati ripristinando la versione precedente del file
- Sincronizza tra dispositivi e piattaforme
- Viene fornito con una funzione chiamata “gestore cartelle del team” per aiutarti a ottenere il controllo e la visibilità sulle cartelle del team
- Offre una serie di piani di archiviazione flessibili
Contro:
- La versione mobile non è facile da usare come la versione desktop
- I caricamenti possono essere lenti
Prezzi:
I loro piani Standard e Advanced costano rispettivamente $ 12,50 e $ 20 al mese. I prezzi per il tuo piano Enterprise sono disponibili su richiesta.
2. Documenti Zoho.
Zoho Docs è un altro popolare software di gestione dei documenti in questo elenco. Ti consente di archiviare e gestire tutti i tuoi file nel cloud in modo sicuro. Offre inoltre potenti strumenti di collaborazione, tra cui la condivisione di gruppo e la sincronizzazione bidirezionale, per aiutarti a lavorare in modo efficiente con clienti e dipendenti remoti.
Caratteristiche principali:
- Archivia documenti: consente agli utenti di archiviare facilmente file di grandi dimensioni, inclusi video, cartelle e persino interi database.
- E-mail: invia istantaneamente documenti dalla tua e-mail o dallo scanner all’account cloud senza effettuare l’accesso.
- Organizzazione pulita: crea facilmente cartelle e sottocartelle per una categorizzazione pulita dei file in base a progetto, ruolo e tipi di file.
- Sincronizzazione bidirezionale: puoi lavorare online o offline sul tuo desktop; i file vengono aggiornati automaticamente una volta tornati online.
Professionisti:
- Consente di trasferire un gran numero di cartelle senza incasinare l’ordine
- Crea backup automatici dei file per evitare la perdita di dati
- Ti permette di caricare file in blocco
- Consente di creare un gruppo per condividere file con più utenti contemporaneamente
- Fornisci chat in-app per collaborare con diversi membri del team.
- Imposta promemoria e attività per gestire e delegare il lavoro tra i team.
- Salva i tuoi file su server diversi in più posizioni
- Fornisce una protezione rigorosa crittografando i file tramite una chiave a 2048 bit basata su RSA creata tramite Perfect Forward Secrecy (PFS)
- Offre la funzione di audit trail per tenere traccia delle modifiche apportate da altri utenti
- Ti consente di personalizzarlo in base alle tue esigenze di branding.
- Offre una versione gratuita per un massimo di 5 utenti
Contro:
- L’interfaccia utente sembra semplice e datata
- Il tempo di caricamento dell’applicazione è lento.
Prezzi:
I loro piani a pagamento partono da $ 5 al mese in su. Hai anche una prova gratuita di 15 giorni.
3. eFileCabinet.
eFileCabinet è un altro potente sistema di gestione dei documenti (DMS) che ti aiuta a scansionare e creare file digitali istantaneamente. Consente inoltre di inviare un singolo file in più formati con collegamenti protetti da password e di classificare e individuare facilmente i file.
Caratteristiche principali:
- Ricerca potente: consente una ricerca a tutto testo per trovare qualsiasi file situato in qualsiasi cartella. Organizza, riconosce, nomina e archivia automaticamente tutti i documenti utilizzando le informazioni presenti nei file.
- Gestione del flusso di lavoro: rivedi facilmente l’istantanea del flusso di lavoro del tuo documento. Consente inoltre di dare un’occhiata a fasi specifiche del flusso di lavoro.
- Modelli integrati: sfrutta i modelli per la struttura delle cartelle che desideri mantenere in tutto il sistema. Puoi anche creare documenti con nomi predefiniti.
- Richieste di file – Consenti a clienti e dipendenti remoti di caricare file sul sistema in remoto tramite l’accesso guest sfruttando la sua funzione di richiesta di file.
Professionisti:
- Consente di impostare la governance di singole cartelle di file, armadi e cassetti
- Puoi inviare una richiesta di firma elettronica a chiunque per qualsiasi documento
- Consente di mantenere una traccia di controllo separata per i documenti firmati per garantire conformità e sicurezza.
- Fornisce un’applicazione desktop facile da usare.
- Importa email e allegati in una cartella predefinita
- Offre supporto tecnico reattivo
- È dotato di applicazioni mobili Android e iOS
- Consente di caricare documenti direttamente dalla fotocamera
- Approfitta dell’autenticazione a due fattori e dell’autorizzazione basata sui ruoli per una maggiore sicurezza
- Crittografia end-to-end dell’archiviazione e condivisione di file
- Fornisce l’integrazione con applicazioni di terze parti, tra cui Salesforce e Microsoft Office
Contro:
- Potrebbe essere più facile da usare
Prezzi:
I loro piani di abbonamento partono da $ 15 al mese e arrivano fino a $ 199 al mese. Ottieni anche una demo gratuita.
4. Cassetto digitale.
Digital Drawer è la scelta preferita per le medie imprese nei settori della vendita al dettaglio, della produzione e dell’istruzione, tra gli altri. È in grado di scansionare e archiviare istantaneamente i documenti e offre l’archiviazione dei documenti in loco per un ulteriore livello di sicurezza.
Caratteristiche principali:
- Organizzazione dei documenti – Organizza facilmente tutti i tuoi documenti in un’unica posizione centrale con una familiare struttura di file/cartelle basata su Windows. Consente inoltre di archiviare i file in più armadietti per una facile segregazione.
- Flessibile: combina facilmente documenti o aggiungi pagine a documenti esistenti. Puoi anche rietichettare i documenti con indici diversi.
- Importazione semplice: sfrutta i vantaggi del trascinamento della selezione, del copia e incolla, della scansione o dell’importazione per importare facilmente i file direttamente nell’unità.
- Sicurezza: offre una potente sicurezza per tutti i documenti tramite la crittografia AES-128 bit. Puoi anche sfruttare l’audit trail per tenere traccia delle modifiche apportate a qualsiasi documento.
Professionisti:
- Personalizza istantaneamente gli schedari per requisiti aziendali specifici
- Approfitta del controllo della versione per accedere alle versioni precedenti dello stesso file
- Con la ricerca per parole chiave e testo, puoi trovare facilmente i file archiviati in qualsiasi cartella sull’unità
- Consente di stampare documenti direttamente dall’unità
- Acquisisci e importa più documenti contemporaneamente
- Sincronizza le modifiche apportate ai file da qualsiasi dispositivo.
- Collabora facilmente con diverse parti interessate esaminando le modifiche apportate al file in tempo reale
- Offri una prova gratuita
Contro:
- Offre funzionalità limitate
- Non adatto a grandi organizzazioni
Prezzi:
È possibile acquistare una licenza per utente singolo del software al costo una tantum di $ 1.200 oppure si può optare per il proprio piano di abbonamento di $ 500/anno.
5. File Hold.
FileHold è una soluzione di gestione dei documenti aziendali (DMS) conveniente e facile da installare. È possibile scansionare, archiviare e indicizzare facilmente i documenti tramite il software. Per garantire una sicurezza assoluta, puoi anche installare il software sul tuo server locale.
Caratteristiche principali:
- Moduli elettronici: estrai facilmente le informazioni sui metadati dai moduli elettronici sfruttando gli strumenti standard di Microsoft Word presenti nei moduli Office o PDF.
- Corriere: questo è un metodo sicuro per inviare documenti che invia anche una prova di consegna. Avvisa inoltre i destinatari tramite e-mail con un collegamento al documento.
- Gestione dei file: ti consente di essere più efficiente differenziando le tue attività quotidiane e rendendo la gestione dei file un processo efficace.
- Scansione e imaging: elimina la carta eseguendo la scansione e l’imaging direttamente dai documenti da inviare a diversi utenti in tutto il mondo.
Professionisti:
- Offre supporto per più browser
- Viene fornito con un software per smartphone capace per una facile gestione di tutti i documenti
- È dotato di una ricerca avanzata simile a Google che sfrutta i metadati del documento per aiutarti a trovare risultati pertinenti.
- Puoi integrarlo in modo efficiente con Microsoft Office per consentire l’accesso diretto a strumenti come Outlook, Word, PowerPoint, Excel e Visio
- Gestisci facilmente sia i documenti più recenti che quelli di archivio tramite criteri avanzati di conservazione ed eliminazione
- Approfitta della funzionalità di check-in/checkout per evitare di sovrascrivere mentre lavori su un particolare documento
- Crea cartelle virtuali per un’aggregazione infinita di file
- Ti consente di lavorare sui documenti offline e tutte le modifiche verranno salvate una volta tornato online.
- Offre gestione dei contenuti aziendali (ECM) e archivio
Contro:
- Se sei un principiante, potresti trovare un po’ difficile comprenderne le funzionalità.
- L’interfaccia utente non è facile da usare.
6. Localizzatore di documenti.
Document Locator offre una potente integrazione con Windows e un efficiente cloud hosting per una comoda gestione dei file. Alcune delle sue caratteristiche più impressionanti includono il controllo della versione, la scansione senza carta, il controllo dei documenti, la gestione della posta elettronica e altro ancora.
Caratteristiche principali:
- Scansione – Document Locator consente di convertire facilmente documenti cartacei in file completamente ricercabili. È inoltre possibile eseguire l’acquisizione di documenti e comprendere fatti importanti sul documento come metadati di file.
- Flussi di lavoro automatizzati: offre una varietà di funzioni del flusso di lavoro, inclusi timeout, processi basati sui ruoli, controlli di qualità e modelli di notifica personalizzabili, tra gli altri.
- Opzioni di ricerca: è possibile cercare file tramite più funzionalità, tra cui Ricerca rapida, Ricerca avanzata, Ricerca avanzata o Ricerca nella mia lista di distribuzione.
- Approvazione dei documenti: acquisisci facilmente l’approvazione dei documenti elettronici per garantire trasparenza e conformità. Supporta anche singole fasi di approvazione e complesse fasi di approvazione multiple.
Professionisti:
- Consente di acquisire i metadati dei file scansionati di zone, copertine, codici a barre o selezionarli singolarmente sullo schermo utilizzando l’anteprima in Document Pro
- Offre supporto per browser, dispositivi e piattaforme.
- Migliora la flessibilità dei processi attraverso le opzioni di delega.
- È possibile automatizzare le operazioni incentrate sui documenti per evitare la ripetibilità e migliorare l’efficienza operativa.
- Rivedere un campione di flusso di lavoro definito per un migliore controllo di qualità
- Consente di tenere traccia dello stato delle fasi di revisione e approvazione del documento.
- Promemoria e notifiche automatici semplificano il processo di approvazione dei documenti
Contro:
- L’interfaccia utente è un po’ sciatta.
- Offre formazione che viene offerta solo poche volte all’anno
Prezzi:
I loro prezzi di licenza vanno da $ 250 a $ 400.
7. Coda alta.
HighTail consente una gestione dei documenti più intuitiva e user-friendly. Inoltre, consente ai professionisti creativi di condividere facilmente file di grandi dimensioni, inclusi video, arte, design, fotografia e file di presentazione, tra gli altri.
Caratteristiche principali:
- Anteprima ad alta risoluzione: puoi visualizzare in anteprima o eseguire lo streaming di file di grandi dimensioni senza scaricarli.
- Conversazione in tempo reale: individui o team possono ricevere e-mail, aggiornamenti sui progetti e feedback in tempo reale.
- Annotazioni a mano libera: consente di rivedere i file disegnando una casella, una freccia, una linea o una forma a mano libera per contrassegnare i file multimediali.
- Confronto delle versioni: puoi sfruttare il confronto delle versioni parallele dei file sulla stessa schermata per valutare facilmente le modifiche e fornire feedback.
Professionisti:
- Consente agli utenti di fornire un feedback più chiaro attraverso un commento diretto sul file, con conseguente minor numero di risultati e un prodotto finale migliore.
- Semplifica e consolida il processo creativo per ridurre il time to market
- I destinatari non hanno bisogno di un account per i controlli di accesso per visualizzare i file condivisi
- Viene fornito con crittografia AES a 256 bit, insieme a offerte di sicurezza di livello aziendale per fornire una protezione rigorosa in tutto il sistema.
- Fornisce la funzione di “tracciamento della spedizione” per scoprire quando i file vengono consegnati e scaricati
- Visualizza più file contemporaneamente attraverso le cartelle visive
- Offre una versione gratuita per gli individui.
Contro:
- I link condivisi scadono troppo velocemente
- La funzione di ricerca non è facile da usare.
Prezzi:
I loro piani premium partono da $ 12 al mese e arrivano fino a $ 36 al mese.
8. Evernote Affari.
Evernote Business è senza dubbio uno degli strumenti di gestione dei file più popolari. Ti aiuta a creare e condividere facilmente note e file per creare un ambiente di lavoro più intelligente e produttivo. Tutte le sue funzionalità sono principalmente focalizzate sul miglioramento della produttività aziendale.
Caratteristiche principali:
- Migliora la produttività: i team possono raccogliere, classificare e condividere idee in modo efficiente per migliorare la produttività.
- Web Clipper: salva istantaneamente gli screenshot del sito web nel tuo account EverNote. Puoi facilmente salvare online tutte le informazioni utili e trovarle ritagliate quando ne hai bisogno.
- Modelli integrati: puoi sfruttare i modelli integrati di Evernote per risparmiare tempo e fatica soddisfacendo esigenze specifiche. I modelli facili da installare sono altamente personalizzabili e puoi persino usarli all’infinito.
- Ampia integrazione: offre un’ampia integrazione con applicazioni di terze parti come Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e Slack, tra gli altri.
Professionisti:
- Ritaglia gli screenshot per acquisire le informazioni di cui hai bisogno
- Offre più scorciatoie da tastiera per migliorare la tua efficienza
- Consente di modificare file e account in tempo reale
- Consente inoltre di cercare note scritte a mano, immagini della lavagna e immagini scansionate.
- È in grado di identificare 11 lingue scritte a mano e 28 lingue dattiloscritte.
- Evernote for Business supporta anche Penultimate per iPad
- Consente di scansionare documenti fisici e conservarli come file protetti
Contro:
- L’organizzazione degli articoli non è esente da errori
- La sincronizzazione di file di grandi dimensioni è un po’ lenta
Prezzi:
I piani a pagamento partono da $ 14,99 al mese, per utente.
9. Smartsheet.
Smartsheet è una scelta aziendale per la gestione dei progetti, la condivisione di file e la collaborazione senza soluzione di continuità. Una delle sue caratteristiche principali è che offre un’ampia integrazione con applicazioni di terze parti, tra cui Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier e altro.
Caratteristiche principali:
- Modelli predefiniti: offre modelli predefiniti per aiutarti a definire flussi di lavoro e processi aziendali molto più facilmente.
- Collaborazione sui contenuti – Monitora facilmente l’avanzamento della produzione dal tuo foglio, assegna attività, sfrutta i promemoria automatici, consenti ad altri utenti di rivedere i contenuti e fornisci feedback dettagliati tramite annotazioni appuntate.
- Altamente sicuro: Smartsheets sfrutta la ridondanza dei dati multisito, l’hosting Equinix e le strutture AWS per garantire la sicurezza dei tuoi documenti.
- Automazione: puoi automatizzare i processi ripetitivi richiedendo approvazioni o inviando avvisi e aggiornamenti.
Professionisti:
- Ti consente di combinare percorsi condizionali e più azioni per automatizzare facilmente i tuoi flussi di lavoro
- Consente una collaborazione efficiente aggiornando i dati in tempo reale in diverse applicazioni.
- Sostituisci o combina facilmente i dati da fogli di calcolo Excel, file CSV e Fogli Google in Smartsheet
- Fornisce un’interfaccia utente drag-and-drop di facile utilizzo per personalizzare la dashboard
- Fornisce l’accesso in tempo reale sul tuo smartphone tramite app iOS e Android
- Consente agli utenti di terze parti di rivedere file e documenti
Contro:
- Devi impegnarti molto per apprendere la sua lunga lista di funzionalità.
Prezzi:
Il prezzo standard parte da $ 14 al mese. Per i piani aziendali con funzionalità più avanzate, è necessario contattare il fornitore.
10. Un hub.
Onehub è un altro potente software di gestione dei documenti in questo elenco. Offre un facile caricamento dei file con la sua funzione di trascinamento della selezione. Inoltre, consente agli utenti di controllare le versioni, organizzare i file in sottocartelle e condividerli in modo sicuro.
Caratteristiche principali:
- Carica facilmente i file: carica istantaneamente i file utilizzando il trascinamento della selezione. Consente inoltre il controllo automatico della versione dei file, l’organizzazione basata su cartelle e il gateway FTP sicuro per i caricamenti di massa.
- Personalizzazione: personalizza facilmente le pagine, il logo e i temi dei colori dell’app in base alle tue esigenze di branding. Puoi anche aggiungere un dominio personalizzato e un’etichetta bianca al tuo account.
- Funzionalità di sicurezza: sfrutta una serie di funzionalità di sicurezza, tra cui autorizzazioni basate sui ruoli, timeout delle sessioni, audit trail e autenticazione a due fattori per proteggere i tuoi dati.
- Anteprima: visualizza facilmente in anteprima file e documenti senza scaricarli su un browser o dispositivo mobile.
Professionisti:
- Ti consente di contattare il contributore per approvare o rivedere i suoi file
- Offre una perfetta integrazione con Google Drive e OneDrive
- Consente di inviare messaggi per comunicare con tutti i membri del team.
- Tieni traccia delle attività per vedere chi pubblica cosa e quando
- Pubblica commenti nelle cartelle per una facile condivisione dei commenti
- Approfitta degli audit trail per revocare istantaneamente l’accesso ogni volta che vedi qualcosa di sospetto
- Applica facilmente criteri di password complessi
Contro:
- L’interfaccia utente sembra un po’ datata
- Non puoi creare sottogruppi di utenti
Prezzi:
I loro piani a pagamento partono da $ 12,50 al mese e arrivano fino a $ 500 al mese.
11. InfoRouter.
InfoRouter è un altro strumento di gestione dei documenti che può aiutarti a gestire facilmente tutti i tuoi documenti. Tuttavia, è necessario installarlo tramite il lato server senza componenti lato client. La buona notizia è che è altamente scalabile e può sfruttare fino a 100 server per condividere il carico di lavoro.
Caratteristiche principali:
- Gestione dei record: gestisci in modo sicuro i record business-critical inviando documenti a flussi di lavoro predefiniti e monitorando il loro stato in tempo reale.
- Report – Ottieni un report consolidato degli eventi che si verificano quotidianamente.
- Multilingua: offre supporto multilingue di cui puoi usufruire per ricevere notifiche e-mail.
- Hot Folders: importa automaticamente i dati delle cartelle controllate in cartelle infoRouter predefinite.
Professionisti:
- Consente di convertire le immagini in file PDF
- Puoi creare un numero illimitato di cartelle.
- Consente la creazione di più cartelle radice.
- Supporta HTTPS e SSL
- Ti permette di personalizzare i modelli di email e di testo
- Supporta la cronologia delle classificazioni e i documenti classificati
Contro:
- Il caricamento di file di grandi dimensioni è un po’ lento
- L’interfaccia utente è complessa
Prezzi:
Il suo prezzo è disponibile su richiesta.
Altri strumenti che non sono ancora stati esaminati per questo elenco includono Docuware, M-Files e SharePoint.
Che cos’è un software di gestione dei documenti?
Con le aziende che si spostano online, il software di gestione dei documenti sta attirando molta attenzione ultimamente.
In poche parole, sono programmi informatici utilizzati per organizzare, indicizzare, archiviare, gestire e tenere traccia di documenti in formato digitale. Inoltre, ti aiutano a convertire i documenti in formati digitali con l’aiuto di scanner abbastanza facilmente.
Gestire una grande quantità di dati è piuttosto impegnativo, soprattutto quando il documento è nella sua forma fisica.
In effetti, gran parte della produttività aziendale viene persa semplicemente superando le sfide legate alla documentazione. Una volta convertiti in formati elettronici, i documenti sono più facili da navigare. In definitiva, trascorri meno tempo a cercarli e puoi concentrarti maggiormente sulle informazioni di mining.
Come si usa il software di gestione dei documenti?
Gli strumenti di gestione dei documenti sono abbastanza facili da usare. La maggior parte dei passaggi si sovrappone, indipendentemente dal software utilizzato.
Esaminiamo i passaggi pratici con l’aiuto di Evernote Business.
Visita il sito Web e crea il tuo account e inserisci i dettagli necessari se si tratta di un account aziendale.
Puoi accedere e iniziare subito a creare contenuti. Evernote supporta una varietà di documenti, tra cui foto, fogli di calcolo, articoli, timeline e note. La maggior parte degli strumenti software per documenti consente anche questi documenti.
Puoi quindi iniziare ad aggiungere utenti al tuo account aziendale. Basta fare clic sull’icona sul lato sinistro che dice “Aggiungi utenti”. Puoi inviare loro inviti e-mail e chiedere loro di partecipare.
Una volta aggiunto un utente, puoi vedere l’archivio centrale di dati e informazioni. Qui si chiama Space Directory. Puoi anche concedere loro l’accesso per apportare modifiche e cambiamenti al repository.
Evernote ti consente anche di prendere appunti, impostare chat di lavoro, creare scorciatoie ed etichette, scansionare documenti e collaborare in tempo reale con i tuoi colleghi.
Cosa dovresti cercare in un sistema di gestione dei documenti?
Mentre le tue opzioni e preferenze varieranno in base ai tuoi documenti e alle tue esigenze aziendali, ecco alcune delle funzionalità di base di cui avrai sempre bisogno:
1. File.
Il software dovrebbe consentirti di archiviare i tuoi documenti in un repository centrale, per un facile accesso e un recupero immediato delle informazioni, ad esempio Zoho Docs.
2. Ampia integrazione.
Il software di gestione dei documenti dovrebbe fornire un’integrazione facile ed estesa con applicazioni di terze parti come Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive e altro. Aiuta nello scambio fluido dei documenti. Evernote Business è un ottimo esempio.
3. Caricamento collettivo.
Gli scenari di business coinvolgono numerosi documenti. È difficile e lento scalarli uno per uno. Pertanto, dovresti scegliere uno strumento di gestione dei documenti che consenta il caricamento in blocco di documenti.
4. Sicurezza dei documenti.
Le aziende utilizzano strumenti di gestione dei documenti per gestire e archiviare documenti riservati e classificati. La compromissione di tali dati ha spesso conseguenze di vasta portata per le aziende e potrebbe persino minacciare la loro esistenza. Ecco perché è necessario scegliere uno strumento di gestione dei documenti come Digital Drawer per garantire una potente sicurezza dei dati.
5. Anteprime ad alta risoluzione.
Quando si utilizza uno strumento di gestione dei documenti, non è necessario scaricare un documento ogni volta che si desidera visualizzarlo. Il software dovrebbe consentire anteprime ad alta risoluzione ogni volta che vuoi.
Non è un elenco olistico di funzionalità. Ci sono molti altri attributi essenziali che gli utenti stanno cercando, tra cui una vasta gamma di modelli, chat in tempo reale, livello di automazione consentito, funzionalità di gestione dei record e altro ancora.
Sintesi.
Questi erano alcuni dei migliori software di gestione dei documenti disponibili. Con questa trasformazione digitale, i giorni dei documenti cartacei sono alle spalle. Il cloud storage è chiaramente l’opzione migliore. Tuttavia, tutti questi strumenti hanno diversi set di funzionalità e PVU.
Pertanto, non è corretto dichiarare un chiaro vincitore: la tua selezione dovrebbe dipendere esclusivamente dalle tue esigenze e dal tuo budget.
Ad esempio, se stai cercando una soluzione gratuita / conveniente ma affidabile, EverNote Business potrebbe essere un’ottima opzione. Tuttavia, se hai un budget limitato e hai bisogno di una soluzione aziendale con funzionalità più avanzate, potresti voler optare per Smartsheet.
Esamina attentamente i diversi strumenti e le loro caratteristiche prima di prendere la decisione finale.