Se hai accesso a Excel o a un programma simile, hai accesso ai fogli di calcolo. Questo tipo di software è stato utilizzato per l’organizzazione delle informazioni, la gestione del rischio e altre soluzioni di dati per quasi una generazione. Ecco i pro e i contro dei fogli di calcolo che dovresti considerare se stai pensando di utilizzarli per la tua gestione delle informazioni.
Quali sono i vantaggi dei fogli di calcolo?
1. Facilita la creazione di calcoli istantanei.
Utilizzando equazioni e codifica, puoi impostare le celle per calcolare i dati per te in diversi modi. Ciò semplifica notevolmente la creazione di totali e conteggi che possono essere utilizzati per creare metriche, monitorarle o determinare altri punti dati secondo necessità.
2. Sono facili da cambiare.
Per creare nuovi dati, è sufficiente aggiungere, eliminare o modificare i dati nelle celle che vengono misurate. Ciò consente ai fogli di calcolo di adattarsi rapidamente ai cambiamenti che potrebbero verificarsi all’interno della tua azienda o della tua casa.
3. Mantiene i dati organizzati in modo efficiente.
Puoi mantenere una grande quantità di dati ben organizzati quando utilizzi un foglio di calcolo. È inoltre possibile includere rappresentazioni visive per aiutare a comprendere meglio i dati, inclusi grafici e tabelle, in modo da dedicare più tempo all’utilizzo dei dati piuttosto che cercare di risolverli.
4. La maggior parte dei fogli di calcolo offre supporto di terze parti.
La maggior parte dei file di fogli di calcolo funzionerà con altre applicazioni e opzioni software. I file Microsoft Excel, ad esempio, possono essere letti in Open Office. Puoi salvare un foglio di calcolo di Open Office in formato Excel in modo da poterlo leggere in MS Excel.
5. Ci sono opzioni di integrazione.
Molti programmi per fogli di calcolo funzioneranno con altre applicazioni e programmi di produttività per creare report o presentazioni dinamici. In Office 365, Excel può funzionare con Word e PowerPoint in modo che i fogli di calcolo possano essere utilizzati in altri formati di dati per scopi ulteriori rispetto all’organizzazione e all’archiviazione dei dati.
6. È possibile creare più fogli di calcolo all’interno di un file.
Se desideri tenere traccia delle ricevute di vendita, ad esempio, puoi creare un record corrente in un foglio di calcolo per un mese intero di transazioni. Puoi quindi inserire i 12 mesi dell’anno in un file di foglio di calcolo generale, che ti consente di tabulare singoli fogli di calcolo mensili. Questo rende molto più facile l’accesso a tutti i dati che potrebbero essere necessari.
Quali sono gli svantaggi dei fogli di calcolo?
1. Ci vuole tempo per imparare le formule.
Molte delle formule più complicate che un foglio di calcolo può utilizzare possono far risparmiare tempo in una prospettiva a lungo termine. Ci vuole anche tempo per imparare queste formule e inserirle correttamente in ogni cella. Se sono necessari risultati immediati e un utente non conosce tutte le funzioni del foglio di calcolo, potrebbe non essere uno strumento utile.
2. Gli errori di calcolo potrebbero non essere riconosciuti dall’applicazione o dal software.
Alcune delle funzioni di calcolo automatico fornite nei moderni software e applicazioni per fogli di calcolo non hanno modo di verificare l’errore umano. Devi controllare manualmente ogni equazione in ogni cella per assicurarti che sia stata inserita correttamente. Supponendo che le funzioni automatiche siano corrette può creare seri problemi di integrità dei dati.
3. Ci vuole tempo per inserire i dati in ogni cella.
Se è necessario inserire manualmente i dati in un foglio di calcolo, il processo può richiedere molto tempo. Può anche portare alla noia dell’utente, inibendo ulteriormente la quantità di produttività della persona che inserisce i dati. La noia tende anche a portare alla disattenzione, che può aumentare il rischio di un errore nelle formule o nei dati.
4. Alcuni file di fogli di calcolo potrebbero essere incompatibili.
Se salvi un foglio di calcolo di Open Office, Excel o un’altra applicazione o programma potrebbero non leggerlo. Ci sono alcuni fogli di calcolo che possiedono le loro estensioni di file e possono essere letti solo dal programma o dall’applicazione che li ha creati. Ciò può rendere difficile per alcuni utenti ricevere le informazioni di cui hanno bisogno.
5. I programmi per fogli di calcolo a volte possono essere costosi.
Se utilizzi Open Office per i fogli di calcolo, non ci sono costi. Questo potrebbe essere considerato un vantaggio. Tuttavia, altre applicazioni e programmi possono essere piuttosto costosi. Excel fa parte della suite di prodotti Office 365, il che significa che gli utenti devono pagare una quota di abbonamento mensile da $ 6,99 a $ 14,95 a seconda delle loro esigenze.
I pro e i contro dei fogli di calcolo mostrano che possono essere un modo efficiente per archiviare i dati. Si basa sull’inserimento corretto da parte dell’utente di tali dati per operare in modo efficiente. Considera le tue opzioni, trova l’applicazione o il software che soddisfa le tue esigenze e gestisci gli aspetti negativi in modo da poter sfruttare tutti i vantaggi che i fogli di calcolo possono portare oggi.