Non molto tempo fa i moduli cartacei erano l’unica cosa che le aziende usavano per comunicare. Alcune aziende fanno ancora affidamento su molti moduli cartacei e ampi archivi per svolgere il proprio lavoro. Investire in tecnologia è stato inizialmente costoso per molte organizzazioni, ma ne sono stati riscontrati numerosi vantaggi. Ci sono stati anche alcuni effetti collaterali negativi imprevisti. Ecco i pro e i contro della tecnologia negli affari che dovresti considerare se stai pensando di fare un investimento in tecnologia nel prossimo futuro.
Quali sono i vantaggi della tecnologia negli affari?
1. Aumentare la mobilità aziendale.
Grazie alla tecnologia, oggi le aziende possono essere altamente mobili. Gli scanner consentono a clienti e aziende di sapere dove si trovano le spedizioni in tempo reale. Mobile Internet consente ai dipendenti di lavorare praticamente ovunque. Le tecnologie di pagamento mobile consentono alle piccole imprese di accettare carte di credito in formato digitale senza investire in apparecchiature aggiuntive.
2. C’è anche un più alto livello di efficienza.
Immagina una società internazionale che incontra i suoi principali azionisti di 5 paesi diversi appena 20 anni fa. Dovrebbe essere scelta una posizione centrale. Le persone coinvolte dovrebbero recarsi in quel luogo. Il processo potrebbe richiedere settimane per essere completato. Con le tecnologie per riunioni e streaming video, i viaggi non sono più necessari.
3. La comunicazione è migliorata.
La tecnologia consente alle persone di comunicare tra loro istantaneamente, anche se si trovano dall’altra parte del mondo. Qualcuno a Singapore può chattare con qualcuno a Seattle quando è conveniente per loro. Le e-mail ti consentono di inviare informazioni istantaneamente.
4. Aumentano le opportunità di collaborazione.
La tecnologia consente inoltre ai colleghi di lavorare insieme su documenti, moduli e attività in modo collaborativo senza la necessità di creare elementi in triplice copia. Tutti possono migliorare le stesse informazioni contemporaneamente, il che migliora la produzione e la qualità perché non ci sono gli stessi ritardi nella revisione come con moduli e documenti manuali.
5. Includere la tecnologia significa assumere nuovi specialisti.
Le nuove tecnologie spesso richiedono a un’azienda di assumere nuovi dipendenti per gestire tale aggiornamento. Se i lavoratori esistenti possono passare alla nuova tecnologia, potrebbero aver bisogno di formazione e aggiornamenti sulle migliori pratiche per utilizzarla correttamente. Tutto ciò tende ad aggiungere ancora più costi all’esperienza e può rallentare il processo di distribuzione.
Quali sono gli svantaggi della tecnologia negli affari?
1. Ci sono sempre dei costi da pagare.
Una volta che hai investito in tecnologia, dovresti continuare a fare quell’investimento. Dopotutto, un Tandy 386 non funzionerà allo stesso livello di un HP Inspire. Per continuare a muoverti alla velocità del business, devi continuare ad aggiornare la tecnologia che devi tenere il passo. È impossibile investire in tecnologia come un unico processo.
2. Potrebbe verificarsi una perdita di produttività.
Se un computer si blocca ed è lì che viene archiviato il lavoro, all’improvviso hai un dipendente che viene pagato per non essere produttivo. C’è anche un certo livello di responsabilità avanzata che viene fornito con la tecnologia per la gestione del tempo personale per garantire la massima produttività. Questi sono problemi che possono essere al di fuori del controllo della società.
3. Aumentano i problemi di sicurezza.
È molto più facile hackerare informazioni proprietarie se un’azienda è connessa con la tecnologia moderna piuttosto che prendere alcuni documenti cartacei. I sistemi di posta elettronica possono aumentare la velocità di comunicazione, ma aprono anche una rete a virus, cavalli di Troia e altri problemi software o hardware.
4. Puoi creare un’atmosfera di dipendenza.
L’uso della tecnologia può creare dipendenti altamente dipendenti da essa per svolgere il proprio lavoro. Una competenza viene aggiornata per il dipendente, ma può andare a scapito di altre competenze, come le interazioni personali. Inviare un messaggio istantaneo o un’e-mail a qualcuno è molto diverso dal parlare con quella persona dall’altra parte della scrivania.
5. Le squadre possono diventare singole isole.
La tecnologia tende anche a separare i colleghi perché possono essere molto mobili. Questo può far sentire ogni dipendente come se dovesse assumere più compiti perché non è sicuro che gli altri membri del team stiano facendo il loro lavoro. Puoi creare tante barriere comunicative quante ne puoi abbattere.
6. Crea nuove tentazioni.
La tecnologia crea l’accesso sociale. Ciò rende allettante per i lavoratori trascorrere del tempo sui loro giochi sociali preferiti o controllare gli aggiornamenti di Facebook invece di svolgere il proprio lavoro. Puoi ridurre le conversazioni sul posto di lavoro, ma puoi aumentare i messaggi di testo e le e-mail personali.
I pro ei contro della tecnologia negli affari dimostrano che si tratta di un processo che deve essere gestito con attenzione e preventivato per avere successo. Se gli aspetti negativi possono essere presi in considerazione prima dell’inizio del processo di implementazione, l’esperienza ha maggiori possibilità di successo.