Uno dei mali necessari di avere un’attività di qualsiasi dimensione è gestire i tuoi libri. Contabilità e finanza potrebbero non essere le attività più entusiasmanti da gestire, ma devono essere svolte. Due piattaforme, FreshBooks e QuickBooks, rendono facile tenere traccia delle tue finanze, soprattutto se sei una PMI con risorse limitate.
FreshBooks è una soluzione di contabilità e finanza basata su cloud che si concentra sul rendere questo processo il più automatizzato possibile. Ti consente di creare e personalizzare fatture, offre pagamenti online e puoi aggiungere date di scadenza personalizzate, promemoria di pagamento e altro ancora.
QuickBooks è stato a lungo il software finanziario e contabile standard utilizzato da privati e piccole imprese. Il loro software è stato uno dei primi modelli a utilizzare moduli reali per l’immissione dei dati. Si sincronizza con più piattaforme di elaborazione dei pagamenti e crea report utili per il reporting fiscale, i dati su profitti e perdite e altre metriche specifiche.
Nel dibattito FreshBooks vs QuickBooks, la differenza principale è lo scopo. FreshBooks cerca di gestire i tuoi debiti e crediti con maggiore velocità, precisione e automazione. QuickBooks offre funzionalità di tracciamento, fogli di lavoro personalizzati e supporto per database.
Ecco le altre differenze chiave che vale la pena considerare.
1. Monitoraggio del lavoro
FreshBooks offre funzionalità di monitoraggio del tempo che consentono di tenere traccia delle ore fatturabili come riga di budget separata durante l’analisi delle spese del progetto. Ciò rende più facile determinare in che modo i costi dei dipendenti o degli appaltatori indipendenti influiscono sui profitti. Offre una visualizzazione dashboard e una visualizzazione del progetto in modo che queste ore possano essere rapidamente visualizzate e valutate, rendendo la produttività una metrica utile da tenere traccia.
QuickBooks offre una funzionalità che consente di tenere traccia del libro paga dei dipendenti. Per creare un risultato simile, è necessario prendere le cifre finali del libro paga e quindi fatturarle come spesa classificando quella manodopera come una linea di budget “prodotto”. A causa di questi passaggi aggiuntivi, molti trovano più semplice utilizzare un sistema di ore fatturabili di terze parti, come TSheets o un foglio di calcolo Excel.
2. Fatturazione
Entrambe le piattaforme abilitano funzionalità di fatturazione e click-through personalizzate che consentono ai destinatari di pagare direttamente dalla fattura una volta ricevuta.
FreshBooks estrae i dati direttamente dalla sua funzione “ore fatturabili”. Le cifre vengono inserite automaticamente in fattura in modo da ottenere un importo finale dovuto. È possibile aggiungere ulteriori voci secondo necessità per creare una fattura accurata. Anche le e-mail relative a fatture scadute o altri problemi relativi a AR/AP vengono inviate tramite il dashboard di fatturazione.
QuickBooks compilerà automaticamente le ore fatturabili da sistemi di terze parti sincronizzati con la piattaforma. Viene inoltre offerto un maggiore controllo sul design della fattura finale, consentendo ai marchi di creare ottiche che riflettono la loro immagine complessiva del marchio all’interno della fattura con maggiore semplicità.
3. Inventario
Sebbene molte recensioni indichino che FreshBooks non offre un sistema di monitoraggio dell’inventario, offre un processo di base che è possibile utilizzare. Quando si accede alla sezione “Fatture” di questa piattaforma, è possibile scegliere l’opzione di menu della voce. Una volta lì, puoi modificare l’articolo, informare la piattaforma che è in inventario e quindi inserire la quantità che hai. Ogni volta che addebiti un articolo, FreshBooks lo detrarrà dall’importo inserito.
QuickBooks ti consente di controllare l’output dell’inventario attuale e futuro. Le capacità di tracciamento dell’inventario sono direttamente collegate ai componenti contabili della piattaforma, consentendo di effettuare ordini futuri in base ai livelli di inventario correnti. È anche possibile inserire i pagamenti effettuati ai fornitori di inventario e tenere traccia degli inventari correnti.
4. Monitoraggio delle spese
FreshBooks consente agli utenti di collegare i propri conti bancari e carte di credito alla piattaforma. Ciò elimina la necessità di inserire manualmente le spese delle voci. Puoi scansionare le ricevute o scattare una foto e poi accedere alla piattaforma e allegare il file con l’annotazione. Fornirà inoltre la gestione delle imposte sulle vendite e il monitoraggio dei tempi del progetto.
QuickBooks richiede più record di inserimento manuale durante il monitoraggio delle spese. È progettato per visualizzare le spese per gli elementi pubblicitari, rendendo più facile vedere quali sono i tuoi attuali margini di profitto. Puoi tenere traccia di crediti e spese contemporaneamente offrendo fatturazione e riscossione simultanee dei pagamenti.
5. Contabilità generale
FreshBooks è progettato per essere semplice e intuitivo. Il suo design si basa su una facile fatturazione e sul monitoraggio delle spese in modo da poter vedere quanto sia redditizio in un dato momento. Vedrai quando le fatture sono state pagate e quali sono scadute. Puoi bilanciare entrambi i lati dei tuoi libri, ma con il tuo layout attuale, è un processo manuale.
FreshBooks si integra con numerose applicazioni, come Shopify o Stripe, in modo che i dati che stai già raccogliendo possano essere formattati in informazioni contabili e finanziarie più facili da comprendere o utilizzare.
QuickBooks offre processi di contabilità a partita doppia in modo che i tuoi fogli rimangano bilanciati. Ciò semplifica l’organizzazione del flusso di cassa, ma c’è una curva di apprendimento per il numero di funzioni offerte. Invece di bilanciare manualmente entrambi i lati dei tuoi libri, cosa che FreshBooks richiede, una volta che avrai imparato questa piattaforma, potrai farlo automaticamente e poi condividere quei dati con chi ne ha bisogno.
QuickBooks si integra con oltre 400 diverse integrazioni native. Ciò include strumenti come PayPal che possono eseguire ordini o transazioni per te in tempo reale.
6. Segnalazione
FreshBooks si concentra sul farti sapere quali sono i tuoi margini di profitto. Dalla tua dashboard, vedrai sempre i tuoi dati di input e output. I rapporti si concentrano sulla riscossione dei pagamenti e su come ciò si traduca in passività fiscali. Puoi creare report più specifici utilizzando determinati filtri in modo da sapere sempre qual è il tuo quadro finanziario.
QuickBooks fornisce la maggior parte dei report di cui le aziende hanno bisogno quando pubblicano le proprie informazioni contabili. I report possono essere ultra-specifici in modo che i dettagli più fini dei tuoi dati possano essere analizzati secondo necessità. Puoi eseguire i tuoi rapporti sui margini di profitto o visualizzare lo stato attuale della tua fatturazione, insieme allo stato attuale del tuo inventario, quali sono le tue spese e gli acquisti e accedere ai tuoi rapporti sulle imposte sulle vendite.
Quale è meglio: FreshBooks vs QuickBooks?
FreshBooks è una valida opzione per individui o aziende che hanno bisogno di tenere traccia delle ore fatturabili, hanno responsabilità di fatturazione e devono generare report specifici per la verifica o il reporting delle entrate.
QuickBooks è una valida opzione per i liberi professionisti e le PMI che necessitano di una piattaforma di contabilità completa in grado di gestire autonomamente i dati che stai raccogliendo e riportarli in modo sensato. È progettato più per coloro che vendono prodotti che servizi, ma le opzioni di fatturazione personalizzate possono soddisfare entrambi.
Confrontando le tue esigenze con ciò che queste piattaforme possono fornire, sarai in grado di determinare quale opzione contabile e finanziaria potrebbe funzionare meglio per te.