Nel mondo dell’intranet, le regole di SharePoint. Svolge un ruolo dominante in alcune delle più grandi aziende odierne, il che significa che molti lavoratori lo utilizzano come esperienza intranet. Se lo hai usato in passato, potresti esserti sentito come i molti che credevano che gli svantaggi di SharePoint superassero i pochi vantaggi che offriva. Tuttavia, con gli aggiornamenti che Microsoft ha apportato a questo sistema, ci sono alcuni vantaggi e svantaggi aggiuntivi da valutare.
I vantaggi di SharePoint
1. Offre l’accessibilità al cloud.
Ciò consente agli utenti intranet di essere più collaborativi tra loro in termini di documentazione. Gli elementi possono essere caricati nel cloud tramite il portale intranet, sono accessibili agli utenti autorizzati e salvati nuovamente da altri utenti quando richiesto. Il risultato finale è una maggiore produttività all’interno dell’organizzazione, mentre il numero di documenti stampati può essere ridotto.
2. Ci sono funzioni di accesso mobile.
La versione 2010 di SharePoint doveva avere enormi capacità mobili e non ha raggiunto i suoi obiettivi. Le aspettative discusse nel 2010 sono state finalmente soddisfatte con l’ultima versione di questa intranet. L’accesso mobile esperto è stato notevolmente migliorato in modo che i lavoratori possano accedere ai dati di cui hanno bisogno ovunque si trovino. Consente anche agli utenti di accedere all’intranet anche quando sono sul campo.
3. Sono disponibili opzioni di social media.
Nelle versioni precedenti di SharePoint, praticamente non erano disponibili opzioni di social media. Questo problema è stato risolto con l’ultima versione, che consente ai dipendenti di interagire più facilmente tra loro. Gruppi, team e persone chiave possono essere collegati tra loro tramite la intranet in modo che documentazione, messaggi o esigenze possano essere trasmessi più velocemente.
4. Consente l’integrazione con MS Office.
Oggi molte aziende utilizzano i prodotti software MS Office per soddisfare le proprie esigenze di gestione. A differenza di altre piattaforme intranet, gli strumenti creati e salvati tramite MS Office sono immediatamente compatibili con SharePoint. C’è anche l’inclusione di archivi di applicazioni in questa soluzione intranet, che offre l’opportunità di avere applicazioni personalizzate che personalizzano l’esperienza dell’utente per l’azienda.
5. È più facile che mai segnare.
Sebbene Microsoft sconsiglia alcune modifiche alla piattaforma, la possibilità di aggiungere il marchio al design principale è abbastanza facile da fare. È anche facile modificare l’aspetto delle pagine Intranet se non sei così interessato alla classica esperienza in bianco e nero offerta in genere da SharePoint. Questo crea un aspetto migliore del prodotto finale che può creare una migliore accoglienza complessiva per chi lo utilizza per le proprie esigenze lavorative.
6. Le opzioni di sicurezza sono molto migliori.
Microsoft ha notevolmente migliorato i protocolli di autenticazione e autorizzazione in SharePoint in modo che l’accesso degli utenti possa essere completamente personalizzato. Ciò significa che i lavoratori possono avere accesso a tutte le aree dell’intranet di cui hanno bisogno ea nulla di cui hanno bisogno. Anche gli utenti abbastanza abili nel modificare i propri livelli di accesso avranno difficoltà ad arrivare dove non appartengono grazie ai miglioramenti che sono stati apportati in quest’area.
I contro di SharePoint
1. Ci sono avvertimenti contro la personalizzazione.
SharePoint potrebbe aver aggiunto opzioni di personalizzazione per coloro che implementano questo sistema intranet, Microsoft sconsiglia vivamente che ciò accada. La facilità di personalizzazione con layout personalizzati, soprattutto dal punto di vista della home page, può aiutare le aziende ad adattare meglio la loro esperienza intranet ai singoli lavoratori. Basta non dire a Microsoft se hai intenzione di farlo e prevedi di avere degli errori imprevisti se le opzioni di layout vengono modificate.
2. Le opzioni di ricerca richiedono molta personalizzazione interna.
La maggior parte delle persone che utilizzano SharePoint sarà molto delusa dall’esperienza di ricerca. Rispetto alla velocità con cui oggi le persone possono trovare i file persi su un PC medio, la ricerca nell’intranet è nella migliore delle ipotesi difficile. I professionisti IT interni devono anche dedicare molto tempo alla personalizzazione della piattaforma per renderla utile, il che è spesso un costo imprevisto. Per quelle aziende senza assistenza IT, il costo dell’esternalizzazione della necessità o dell’assunzione di qualcuno può essere una spesa inaspettatamente elevata.
3. I social network sono separati dal resto della intranet.
Per condividere tramite intranet o ricevere aggiornamenti, gli utenti devono navigare al di fuori dell’intranet principale per leggere le proprie fonti di notizie o accedere ai propri siti preferiti. L’esperienza dell’utente in quest’area può essere difficile nel migliore dei casi e non funzionale nel peggiore dei casi, il che significa che i benefici visti nell’esperienza sociale spesso richiedono una formazione approfondita per i lavoratori medi per capire come accedervi. . È meglio di niente, ma potrebbe comunque essere drasticamente migliorato.
4. Non è più disponibile il supporto per le funzioni del sito Web pubblico.
Per i clienti nuovi a SharePoint, dovranno affrontare un problema unico. Non è più disponibile il supporto per i siti Web pubblici tramite questa piattaforma intranet. Ciò significa che i nuovi utenti sono costretti a rivolgersi a un provider esterno per soddisfare questa esigenza e, nella migliore delle ipotesi, la qualità di tale provider a livello locale può essere discutibile. Il costo imprevisto di questo cambiamento può anche essere piuttosto problematico per alcune piccole imprese. Per alcune piccole imprese, questo potrebbe persino diventare un rompicapo.
5. Le applicazioni disponibili sono difficili da usare e sono spesso isolate e poco maneggevoli.
In molti modi, l’aggiunta di app a SharePoint sembra un ripensamento piuttosto che una parte degli aggiornamenti di progettazione. È come se qualcuno avesse detto: “Tutti gli altri usano app con le loro piattaforme cloud, quindi probabilmente dovremmo farlo anche noi”. La linea di fondo è che ci vuole molto lavoro per fare qualcosa oltre le basi con questa soluzione intranet e che può rendere difficile l’utilizzo per alcune piccole imprese.
6. Non può essere distribuito in un piccolo ambiente.
Se disponi di un piccolo ambiente intranet, hai una garanzia al 100%: non potrai utilizzare tutte le funzionalità di SharePoint. Sarà necessario disporre di un server del flusso di lavoro separato e di un server OWA separato per sfruttare ciò che questa soluzione ha da offrire. Esiste un grande potenziale di proliferazione che non viene gestito se la governance e la pianificazione di un’installazione di SharePoint non vengono considerate attentamente.
I pro ei contro di SharePoint mostrano che questa soluzione intranet Microsoft ha fatto molta strada nell’ultimo decennio. È diventato uno strumento molto utile piuttosto che qualcosa di più frustrante di qualsiasi altra cosa. I lati negativi mostrano che c’è ancora del lavoro da fare, ma nel complesso è molto meglio che mai e ideale per aziende grandi e piccole.
